賃貸借契約での必要書類とは？重要な3つの書類について解説

賃貸物件を契約する際は、印鑑証明書などのように、さまざまな書類が必要になります。
そのなかには、市区町村で取得しなければならない書類もあるため、事前にどのような書類が必要になるか確認しておくとスムーズでしょう。
そこで、賃貸物件の賃貸借契約をするときに、印鑑証明書、住民票、収入証明書がそれぞれ必要な理由を解説します。
賃貸物件をお探し中の方は、ぜひ参考になさってください。

賃貸借契約の必要書類①：印鑑証明書

賃貸借契約において、まず必要となる書類が「印鑑証明書」です。
印鑑証明書とは、市区町村に登録された印鑑（実印）が本人のものであると公的に証明する書類のことです。
ここでは、印鑑証明書が必要な理由について見ていきましょう。

賃貸借契約で印鑑証明書はなぜ必要？

結論からいえば、賃貸借契約で入居者の印鑑証明書が必ず必要というわけではありません。
なぜなら、法律上は、本人の銀行印と実印があれば大丈夫だからです。
しかし、住まいの契約には、敷金や礼金、仲介手数料、火災保険料など多くの費用がかかります。
そのため、トラブルやリスクを避ける目的で印鑑証明書の提出をお願いすることがあります。

連帯保証人は印鑑証明書は必須

賃貸物件の入居審査では、連帯保証人をつけることを求められるケースがあります。
賃貸借契約では、入居者本人の印鑑証明書は必ず必要とは限りませんが、連帯保証人は必ず提出が必要になるため注意が必要です。
それでは、なぜ連帯保証人は必ず印鑑証明書が必要なのでしょうか。
賃貸借契約する際は、多くのケースで連帯保証人が同席せず、郵送にて契約書などに署名・捺印をします。
しかし、それだけでは勝手に実印を持ち出されたといった言い訳をされる可能性があるためです。
そこで、印鑑証明書があれば、本人の意思で署名・捺印したことを証明することができます。
一方で、連帯保証人が印鑑を登録しておらず、印鑑証明書が取得できないといったケースもあるでしょう。
このような場合は、市区町村にて印鑑登録してもらうか、もしくは保証会社をたてる方法もあります。
連帯保証人ではなく保証会社を利用する場合は、印鑑証明書の提出は不要です。
いずれにしても、印鑑証明書はトラブルやリスクを回避するための重要な書類のため、提出を求められたら準備しておくことをおすすめします。

賃貸借契約の必要書類②：住民票

賃貸借契約では、「住民票」の提出も求められます。
住民票は、市町村が住民の居住関係を示すもので、住所のある市区町村で作成・管理されています。
ここでは、住民票が必要な理由について見ていきましょう。

賃貸借契約で住民票はなぜ必要？

賃貸借契約において住民票が必要な理由は、入居者本人の身元を確認するためです。
「運転免許証などの本人確認書類があれば、住民票はいらないのでは？」と思う方もおられるでしょう。
しかし、住民票には、運転免許証などには載っていない情報があるので必ず必要になります。
住民票には、氏名や住所、生年月日のほか世帯主の氏名や転出入記録などが記載されています。
運転免許証だけでは、なりすまし契約の方も出てくるため、そのようなリスクを回避するためにも住民票が必要です。
また、住民票と運転免許証の情報を照らし合わせる意味でも必要になります。

取得する住民票の種類とは？

住民票には、「謄本」と「抄本」の2つの書類があります。
賃貸借契約では、どちらの種類が必要になるのでしょうか。
取得すべき住民票の種類は、世帯全員で引っ越しするか、もしくは一部の方のみ引っ越しするかによって異なります。
世帯全員で賃貸物件に新たに住む場合は、全員の情報が記載してある「謄本」を取得します。
一方で、自分だけ一人暮らしをするといった場合は、その方の情報が記載してある「抄本」が必要です。
このように、世帯全員で暮らすか、もしくは一部の方のみで引っ越すかによって提出する住民票が異なるため注意しましょう。
なお、住民票には、マイナンバーが記載してあるものもあります。
しかし、賃貸借契約においては、あくまでも本人確認で必要になるため、マイナンバーの記載は不要です。
個人情報が流出する恐れもあるため、マイナンバーが記載されていない住民票を取得しましょう。

住民票の取得方法

住民票は、市区町村の窓口で取得することができます。
その際は、運転免許証などの身分証明書の提示が求められます。
なお、住民票は、コンビニエンスストアでも取得することが可能です。
コンビニエンスストアなら、土日祝日でも取得できて、手数料が窓口よりも安いのでおすすめです。
ただし、賃貸借契約で提出する住民票は発行から3か月以内である必要があります。
仮に以前取得した住民票が手元にあっても、3か月を過ぎている場合は、再度取得する必要があるので注意しましょう。
これは、発行日が古いと、現状の情報と異なる場合があるのが理由です。

賃貸借契約の必要書類③：収入証明書

賃貸借契約では、入居者本人の収入証明書の提出も求められます。
収入証明書とは、個人の収入を証明する書類の総称です。
ここでは、収入証明書が必要な理由について見ていきましょう。

賃貸借契約で収入証明書はなぜ必要？

収入証明書は、賃貸物件を借りる際の入居審査時に必要になります。
入居審査では、家賃の支払い能力があるのかなどを判断しなければなりません。
その材料となる1つが、収入証明書というわけです。
ただし、収入が多いからといって審査に必ず通るわけではありません。
この審査では、勤続年数や勤務先など、あらゆる視点から審査がおこなわれます。

収入証明書の種類と発行場所

収入証明書は、書類の総称であり、実際は、源泉徴収票や給与明細書、所得証明書などを指します。
どの書類を提出するかは人によって異なるため、事前に確認しておきましょう。
収入証明書の種類①：所得証明書
市区町村で取得できる収入証明書は、所得証明書や課税証明書などです。
所得額や課税額を証明する書類で、信頼度の高い収入証明書といえます。
ただし、これらの書類は、6月上旬以降でなければ前年分の書類を取得できないため、それよりも前に取得しなければならない場合は、別の書類を検討する必要があるでしょう。
収入証明書の種類②：源泉徴収票
公的な機関や会社に勤めている場合は、会社から年末にもらう源泉徴収票を収入証明書として利用することが可能です。
源泉徴収票には、支払額や源泉徴収した所得税額が記載されています。
仮に、会社に勤め始めたばかりで源泉徴収票がないという場合は、会社から給与支払証明書を発行してもらいましょう。
なお、給与明細書は収入証明書として認められないケースが多いので注意が必要です。
収入証明書の種類③：確定申告書の写し
自営業を営んでいる方は、確定申告書の写しを収入証明書として利用することも可能です。
確定申告書は、毎年2～3月に前年分の所得などを申告する書類で、その際に控えを取っておく必要があります。
また、会社員の方でも確定申告をおこなっていれば、それを収入証明書として利用することもできます。
このように、収入証明書も種類が多いため、ご自身の状況に合ったものを取得し提出しましょう。

まとめ

賃貸借契約では、印鑑証明書や住民票、収入証明書の提出が求められます。
書類の種類によって取得できる期間や手間が異なるため、どのような書類が必要になるか事前に確認しておくことをおすすめします。
なお、連帯保証人についても印鑑証明書などが求められるため、すぐに提出できるよう早めに準備しておきましょう。